Melhores práticas e adoção da monitorização remota de doentes (RPM)

Escolher os dispositivos e a plataforma RPM adequados é apenas metade do trabalho. O verdadeiro desafio consiste em determinar se os doentes irão realmente utilizá-los. Será que o doente se inscreve, realiza a primeira medição e continua a enviar dados semana após semana? Muitos programas falham precisamente neste ponto — não porque a tecnologia seja inadequada, mas porque não foi criado nada à sua volta para apoiar o doente.

Este artigo aborda as melhores práticas de monitorização remota de doentes que mais influenciam a sua adoção. Considere-o um guia prático para equipas que já implementam um programa de monitorização remota de doentes (RPM) ou que se preparam para lançar um.

Por que razão os doentes deixam de aderir à monitorização remota de doentes

O envolvimento dos doentes no RPM diminui rapidamente por três razões principais:

• O doente não percebe o valor pessoal. O acompanhamento em si não é o que importa — o que importa é o benefício para a sua saúde. Isto significa que a necessidade do acompanhamento só pode ser explicada através da perspetiva do valor pessoal. Se ninguém explicar por que razão estão a fazer medições diárias ou como isso altera os seus cuidados, o processo torna-se apenas mais uma tarefa rotineira.

• A configuração e a utilização diária são mais complicadas do que deveriam ser. Uma aplicação confusa, um dispositivo de monitorização que não estabelece ligação ou instruções repletas de jargão técnico irão impedir a adoção antes mesmo de esta começar.

• O apoio deixa de existir após a integração. Se ninguém der seguimento a um resultado não registado nem responder às questões que surjam ao longo do processo, o doente deixa de confiar no profissional de saúde. Consequentemente, é de esperar que o doente se afaste.

Outros obstáculos podem incluir um fluxo de trabalho desestruturado, equipamento pouco prático e preocupações com a privacidade. Todos estes são aspetos que a formação médica, por si só, não consegue resolver. O que uma boa integração e formação podem fazer é eliminar os obstáculos que estão sob o seu controlo. As práticas que se seguem podem ajudar a alcançar este objetivo.

7 boas práticas de monitorização remota de doentes para uma maior adoção

As práticas a seguir referem-se aos aspetos que influenciam mais diretamente a adesão dos doentes. Abrangem todo o percurso da implementação de um programa de gestão remota de doentes (RPM), desde a seleção dos doentes até à avaliação.

1. Definir o objetivo do programa e selecionar os doentes adequados

A primeira questão é decidir qual é o objetivo do programa. Este pode ser a redução do número de readmissões por insuficiência cardíaca, a deteção precoce de sinais de um surto de DPOC ou uma recuperação pós-cirúrgica mais segura em casa. Esse objetivo irá definir tudo, desde a escolha do dispositivo de monitorização até às regras de escalonamento.

A adequação ao doente também é importante. Tenha em conta a motivação, a literacia digital em matéria de saúde, o acesso a uma ligação estável, a língua materna e quaisquer necessidades de acessibilidade. O envolvimento do cuidador também conta. Para alguns doentes, será o parceiro, um filho adulto ou um assistente pessoal a quem caberá, na prática, a gestão do dispositivo no dia-a-dia.

Exemplo. Um sistema de saúde que está a implementar um programa de monitorização remota do paciente (RPM) para doentes no pós-operatório. A primeira coorte de doentes limita-se aos que têm um cuidador e acesso fiável à Internet. Esta abordagem permite comprovar a eficiência do fluxo de trabalho e alargá-lo a um público mais vasto.

2. Definir o fluxo de trabalho e atribuir responsabilidades claras

Um fluxo de trabalho de monitorização remota de doentes só funciona se cada etapa tiver um responsável definido. Pode estabelecer a seguinte sequência:

• Identificação e inscrição;

• Entrega e configuração do dispositivo;

• Primeira leitura bem-sucedida;

• Transmissão, análise e encaminhamento de dados;

• Intervenção e feedback do doente.

Para cada fase, responda a duas perguntas: quem é o responsável por ela e para onde o doente é encaminhado caso algo corra mal. Sem isso, é fácil ignorar alertas e deixar que os resultados dos monitores não sejam analisados. Consequentemente, os doentes não recebem assistência atempada e perdem a confiança nos profissionais de saúde.

Exemplo. Uma clínica atribui o registo aos funcionários da receção, a configuração dos dispositivos a assistentes médicos com formação específica e a triagem de alertas a um enfermeiro dedicado à monitorização remota do paciente (RPM). Todas estas responsabilidades devem ser documentadas para que nada fique por fazer entre as diferentes funções. Além disso, o processo deve ser integrado no registo de saúde eletrónico (EHR). Isto permitirá que toda a unidade de saúde esteja a par do fluxo de trabalho de monitorização.

3. Explicar a importância e definir as expectativas antes da formação sobre o dispositivo

Antes de entregar um dispositivo, explique por que razão foi prescrito. Explique como os resultados se relacionam com o plano de cuidados, quem tem acesso aos dados, quando é que a equipa de cuidados entrará em contacto e o que o RPM não se destina a fazer (por exemplo, explique que não se trata de um dispositivo para chamar automaticamente uma ambulância).

Ao fazê-lo, deve utilizar uma linguagem simples, com o mínimo de jargão técnico. Em seguida, certifique-se de que o doente compreendeu realmente. Por exemplo, pode pedir-lhe que repita o plano com as suas próprias palavras antes de avançar para a preparação técnica.

Exemplo. Um médico ou um enfermeiro dedica mais alguns minutos a um doente com insuficiência cardíaca. Explicam o que a medição diária do peso realmente revela à equipa de cuidados de saúde. Forneça todas as informações necessárias antes de abrir a caixa do dispositivo.

4. Padronizar a integração e a formação sobre os dispositivos

Crie um fluxo de integração único para a configuração do dispositivo e a formação, e siga-o à risca. Os passos e as informações essenciais podem ser os seguintes:

• Consentimento do doente;

• Configuração do dispositivo de monitorização;

• Uma análise orientada dos dados de monitorização iniciais;

• Confirmação de que os dados foram efetivamente transmitidos;

• Técnicas básicas de resolução de problemas;

• Ponto de contacto de acompanhamento.

Todas as instruções devem ser orientadas para as tarefas e indicar apenas o que o doente precisa de fazer. Os restantes detalhes técnicos devem constar do manual de manutenção em anexo.

Exemplo. Pode criar um pequeno vídeo com instruções de configuração e um cartão de referência rápida de uma página. O doente recebe-os juntamente com o dispositivo.

5. Preparar a equipa de cuidados para responder às perguntas dos doentes e para a escalação de casos

A adoção do RPM não depende apenas dos doentes. A formação específica para a sua equipa de cuidados também é importante. Os temas podem incluir:

• Utilização do painel de controlo;

• Medidas a tomar quando faltam valores;

• Etapas de escalamento de alertas;

• Fluxos de trabalho de documentação;

• Técnicas de comunicação com os doentes.

Deve também dividir os materiais de formação por função, uma vez que um colaborador da linha de apoio pode necessitar de conhecimentos diferentes dos de um enfermeiro do RPM responsável pela triagem de alertas.

É importante referir que esta formação deve reforçar os protocolos clínicos e de conformidade já aprovados, sem introduzir novos protocolos. Um parceiro externo pode ajudar a criar o conteúdo e o programa de formação, mas o protocolo em si continua a ser da vossa responsabilidade.

Exemplo. Um hospital cria módulos curtos e distintos para o pessoal da receção, dedicados ao registo de doentes e à resolução de problemas básicos, e para os enfermeiros de RPM, dedicados à triagem de alertas.

6. Tornar a educação acessível e reforçá-la ao longo do tempo

Uma medição não efetuada nem sempre se deve a um aparelho avariado ou a um lembrete esquecido. Muitas vezes, trata-se de um doente que nunca compreendeu totalmente o que devia fazer, nem por que razão isso era importante. Informação clara para os doentes pode ajudar a resolver esta questão. Para ajudar as pessoas a assimilar a informação sobre as RPM, deve seguir alguns princípios:

• Dê prioridade à linguagem simples em detrimento da terminologia clínica;

• Tenha em conta as versões linguísticas de que a sua população de doentes necessita;

• Escolha formatos que os cuidadores também possam seguir.

Para algumas destas tarefas, o vídeo pode revelar-se particularmente útil. Mostra em vez de explicar e supera as barreiras de alfabetização e linguísticas que o texto, por si só, não consegue ultrapassar. O vídeo também pode tornar-se uma forma eficiente de ferramenta de envolvimento do doente se for utilizado após a chamada inicial de integração. Proporcionará aos doentes algo breve e concreto a que possam recorrer sempre que precisarem de reavivar a memória.

Igualmente importante: encare a integração como um processo contínuo, e não como um evento pontual. Um breve lembrete após uma leitura não efetuada ou um erro de configuração recorrente pode fazer com que o doente volte antes de se afastar definitivamente.

Exemplo. Um programa de envolvimento dos doentes que envia um vídeo de lembrete de um minuto no idioma preferido do doente após duas leituras consecutivas não efetuadas, em vez de uma mensagem de texto automática genérica.

7. Avaliar a adoção e melhorar a experiência

Acompanhe os indicadores que realmente mostram se a adoção da monitorização remota de doentes está a melhorar. Por exemplo, estes são:

• Taxa de conclusão da configuração;

• Número de primeiras transmissões bem-sucedidas;

• Tempo até à ativação do dispositivo de monitorização;

• Adesão à leitura;

• Percentagem de leituras em falta;

• Taxa de abandono escolar;

• Número de contactos repetidos com o serviço de apoio;

• Estatísticas sobre a conclusão da formação do pessoal.

No entanto, recolher estes dados é a parte mais fácil. Analisá-los regularmente é o que realmente melhora o programa. Alguns dos hábitos a seguir podem fazer a diferença:

• Designar alguém para analisar os dados regularmente. Semanalmente para indicadores de evolução rápida, como leituras em falta; mensalmente para os de evolução mais lenta, como a desistência ou o tempo até à ativação

• Acompanhar as tendências ao longo do tempo, em vez de instantâneos pontuais. Uma taxa de leituras não registadas que se mantém estável, mas acima do valor-alvo, difere daquela que vai aumentando ao longo do tempo.

• Categorização dos resultados. Divida os dados recebidos por coorte de doentes, tipo de dispositivo ou data de integração. Desta forma, poderá perceber de onde provém uma tendência, e não apenas constatar a sua existência.

Nada disto funciona se forem utilizadas folhas de cálculo desconexas, consultadas por pessoas diferentes em horários distintos. Para que os dados se mantenham úteis, é necessário um único painel de controlo interno, um sistema de gestão dedicado ou outra solução digital integrada. Isso permitirá que as taxas de erros de leitura, as tendências de desistência e os tempos de ativação fiquem visíveis para todos os interessados, desde as equipas clínicas até à direção.

Por fim, deve manter estes dados separados dos resultados clínicos, uma vez que respondem a uma questão diferente. As métricas operacionais, tais como leituras em falta, desistências e tempo até à ativação, mostram se o programa está a funcionar bem. Os doentes estão envolvidos? Os dispositivos estão a ser utilizados? Os dados estão realmente a ser recebidos?

Os resultados clínicos, como o controlo da pressão arterial ou as taxas de hospitalização, mostram se o programa está a melhorar a saúde. Um doente pode apresentar bons resultados num indicador e fracos noutro, pelo que vale a pena acompanhá-los e analisá-los como dois conjuntos de dados distintos.

Exemplo. Um programa específico analisa mensalmente o tempo de ativação e as taxas de leituras não efetuadas. Os dados são utilizados para identificar os pontos em que os fluxos de trabalho de integração necessitam de ajustes.

Criar o conjunto de ferramentas de formação adequado para cada tarefa do RPM

Assim que o fluxo de trabalho e o plano de formação estiverem definidos, a próxima questão é o formato. Como deve ser cada material de educação do doente no âmbito da RPM? Isso depende da tarefa, do público-alvo e do momento em que alguém precisa dele. Não existe um único recurso capaz de abranger todas as tarefas da RPM, pelo que o formato adequado depende do que o doente ou a equipa de cuidados de saúde precisam de fazer.

Explique o programa e o percurso do doente

Esta é a fase de explicação dirigida ao doente. Deve abordar a importância do RPM para o doente, quais são as suas responsabilidades, para onde vão os seus dados e como funciona o feedback. Deve também indicar o que está fora do âmbito do programa, para que os doentes saibam quando devem ligar para o 112 em vez de esperarem por uma chamada de retorno.

É frequentemente aqui que um vídeo explicativo merece o seu lugar. É difícil ilustrar o fluxo de dados e a lógica do programa de outra forma. Não há nada de concreto para que a câmara filme, e um diagrama simples pode parecer abstrato para um doente sem formação clínica.

Demonstrar a configuração e a utilização correta do dispositivo

Ao fazer a demonstração de um dispositivo RPM, o objetivo é tornar cada etapa da configuração e utilização suficientemente clara para que possa ser seguida corretamente. O conjunto de ferramentas deve mostrar como o dispositivo é preparado, posicionado, manuseado e operado. Deve fornecer detalhes visuais suficientes para reduzir a ambiguidade e promover uma utilização consistente.

Mesmo numa demonstração, deve adaptar o formato à tarefa. Por exemplo, uma gravação do ecrã é adequada para passos relacionados com aplicações para computador e para dispositivos móveis. Grandes planos de filmagens ao vivo ou fotografias anotadas são adequados para ações físicas simples.

Ao mesmo tempo, animação de dispositivos médicos é a melhor opção quando é necessário mostrar componentes internos, o posicionamento exato ou um processo que é verdadeiramente difícil de filmar.

Apoio à utilização contínua e à resolução de problemas

Assim que os utilizadores dominarem os conceitos básicos, o conjunto de ferramentas educativas deverá ajudá-los a manter uma utilização correta do dispositivo, a resolver problemas comuns e a saber o que fazer quando algo correr mal. Estes materiais devem ser de fácil acesso sempre que necessário, em vez de repetirem toda a formação inicial.

Em alguns casos, uma animação completa é um exagero. Para ações repetidas e erros comuns, um guia de referência rápida, uma página de perguntas frequentes, mensagens de lembrete e vídeos curtos de formação costumam ser suficientes.

Guarde os formatos mais elaborados para as situações em que são realmente necessários — um cartão impresso ou um vídeo de 20 segundos costuma ser mais eficaz do que uma animação completa para uma tarefa que o doente já conhece, em grande parte.

Formar a equipa de cuidados

A equipa de cuidados de saúde também necessita de formação específica para cada tarefa, de modo a utilizar o RPM de forma consistente no âmbito do fluxo de trabalho clínico existente. Em vez de fornecer os mesmos materiais a todas as funções, desenvolva a formação com base no que cada pessoa precisa de fazer, comunicar, monitorizar ou escalar.

Crie módulos baseados em funções para profissionais de saúde, gestores de cuidados e pessoal de apoio, abrangendo o fluxo de trabalho, as responsabilidades, a comunicação com os doentes e os cenários de escalonamento. Estes materiais devem apoiar o processo já aprovado pela sua organização, sem substituir a governação clínica. As suas equipas clínicas e de conformidade devem sempre aprovar o conteúdo.

A VOKA colabora com organizações do setor da saúde precisamente neste tipo de conteúdo: explicações para doentes com rigor médico, animações de dispositivos médicos e recursos visuais que ilustram o percurso da monitorização remota do paciente (RPM). Um conteúdo bem elaborado não garante, por si só, a adoção ou a adesão — mas elimina obstáculos reais, desde um passo de configuração confuso até um processo de escalonamento pouco claro.

Lista de verificação para a implementação da monitorização remota de doentes

Utilize esta lista para verificar rapidamente se está a seguir as melhores práticas de implementação do RPM, antes ou depois do lançamento:

• São definidos os objetivos do programa e os critérios de elegibilidade dos doentes.

• O fluxo de trabalho de ponta a ponta, os responsáveis por cada fase e o procedimento de escalamento estão documentados.

• Cada doente realiza uma primeira leitura guiada e confirma a transmissão dos dados.

• A formação dos doentes e dos profissionais de saúde abrange as tarefas que cada público-alvo precisa efetivamente de realizar.

• Estão disponíveis apoio contínuo aos doentes, formatos acessíveis e as versões linguísticas necessárias.

• Os indicadores de adoção são analisados regularmente e a experiência de integração é melhorada com base neles.

Conclusão

A adoção sustentável do RPM não se resume a uma única tática. As melhores práticas do RPM apresentadas funcionam como um sistema. A adequação ao doente, um fluxo de trabalho claro, uma integração efetiva, uma equipa de cuidados preparada e um apoio contínuo — todos estes elementos reforçam-se mutuamente para manter elevada a adesão do doente. Se faltar um ou dois, será difícil compensar.

Se a sua equipa estiver a desenvolver materiais de integração, formação sobre dispositivos ou formação para profissionais de saúde no âmbito de um programa de monitorização remota de pacientes (RPM), a VOKA pode ajudar. Criamos recursos que são medicamente precisos e verdadeiramente úteis para as pessoas que deles necessitam. Entre em contato para discutir as necessidades do seu programa.

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